Como reduzir o absentismo com gestão de assiduidade automatizada?

O absentismo refere-se às ausências dos trabalhadores durante os períodos em que deveriam estar a desempenhar as suas funções. Pode incluir faltas por doença, motivos pessoais ou outras ausências não planeadas. Por outro lado, as férias, formações e licenças, previamente acordadas, correspondem a situações distintas, uma vez que são períodos de ausência previstos e enquadrados pelas regras aplicáveis.O impacto do absentismo não se limita apenas ao dia de trabalho perdido. Segundo dados divulgados pela RH Magazine, a taxa média de absentismo em Portugal foi de 4,1% em 2023, originando um impacto económico estimado em 2,5 mil milhões de euros por ano para as empresas.Para além dos custos diretamente associados às ausências, existem consequências indiretas que podem ser mais difíceis de medir. Quando um trabalhador falta, as tarefas podem ter de ser distribuídas pela restante equipa, alguns prazos podem ser afetados e a carga de trabalho pode aumentar, sobretudo quando as ausências se tornam frequentes.

Quando não existe um sistema centralizado, a informação sobre faltas fica dispersa por diferentes canais e é frequentemente comunicada de forma informal. Assim, torna-se difícil acompanhar o histórico de cada colaborador e perceber se determinadas ausências são situações pontuais ou se podem indicar um padrão.À medida que uma empresa cresce, esta dificuldade intensifica-se. As equipas de recursos humanos têm de acompanhar um cada vez maior número de colaboradores, tornando a análise manual de todos os registos mais demorada e sujeita a falhas.Sem acesso à informação de forma organizada, alguns padrões de absentismo podem passar despercebidos durante demasiado tempo, sendo identificados apenas quando o seu impacto na empresa já é significativo.

Quando as faltas, os atrasos e outras ausências são registados num sistema centralizado, deixa de ser necessário procurar informação em diferentes canais ou recorrer a comunicações informais. O histórico de cada colaborador fica reunido num único local, organizado e disponível para consulta sempre que necessário.

Com a informação centralizada e acessível, os gestores conseguem acompanhar mais facilmente quem está ausente, em que períodos e com que frequência.Por si só, esta funcionalidade não elimina o absentismo, mas permite gerir melhor a situação e identificar potenciais padrões de ausência antes de se tornarem recorrentes.

Com um software de gestão de assiduidade, é possível gerar relatórios que ajudam a perceber a evolução das ausências ao longo do tempo. Estes relatórios podem, por exemplo, mostrar em que períodos são registadas mais faltas ou identificar aumentos na frequência das ausências.Embora não substituam uma análise cuidada por parte dos gestores e das equipas de recursos humanos, estes dados constituem uma base de informação sólida, que facilita a identificação de padrões e permite tomar decisões mais informadas.